Sådan sparer du penge på Microsoft 365 licenser

Den typiske virksomhed vi laver licens-audit hos har 15-20% spild. Det er ikke fordi folk er dumme — det er fordi ingen har tid til at holde øje med det. Medarbejdere starter, stopper, skifter rolle, og licenserne følger bare med.

Det første skridt er brutalt simpelt: find ud af hvem der faktisk bruger hvad. Gå til Microsoft 365 Admin Center, Reports, Usage. Kig efter:

• •Brugere der ikke har logget ind i 90+ dage (fratrådte medarbejdere, afsluttede projekter)
• •Brugere med E5-licens der kun bruger Outlook og Teams (de har ikke brug for E5)
• •Shared mailboxes der har fået tildelt en betalt licens (de behøver ingen)

En typisk audit afslører 5-15% inaktive eller over-licenserede brugere. For en organisation med 200 brugere a $39/md (E3) kan det betyde $4.000-12.000/år i besparelse — og det tager en eftermiddag.

Vi ser det igen og igen: alle medarbejdere har den samme licens. Receptionisten har E5. Lagermedarbejderen har E3. Det giver ingen mening.

Sæt jer ned og opdel jeres brugere i roller:

• •Vidensarbejdere (daglig brug af Office, Teams, SharePoint) → E3 eller Business Premium
• •Ledere med avancerede behov (Power BI, compliance) → E5
• •Frontline-medarbejdere (butik, lager, produktion) → F1 eller F3
• •Ekstern adgang (partnere, vikarer) → F1 eller gæsteadgang

Forskellen mellem E5 ($60/md) og F3 ($10/md) er $50/bruger/md. For 50 frontline-medarbejdere der i dag har E3: besparelse på $1.450/md ved at skifte til F3. Det er $17.400/år. For at klikke på en dropdown i Admin Center.

Det her er den skjulte udgift ingen tænker over. Dobbelt-licensering sker stille og roligt — og det koster kassen.

De mest typiske synder vi finder:

• •Bruger har både E3 og en standalone Exchange Online-plan (Exchange er allerede i E3)
• •Bruger har Office 365 E3 + Microsoft 365 E3 (overlappende features)
• •Brugere der er tildelt en licens via gruppe i Azure AD og en direkte tildeling

Sådan finder I det: Admin Center, Users, Active users — filtér på "multiple licenses". Eller kør PowerShell: Get-MsolUser -All | Where { $_.Licenses.Count -gt 1 }.

Dobbelt-licensering er overraskende almindeligt efter migrationer eller organisationssammenlægninger. Vi har set organisationer der betalte dobbelt i over to år uden at opdage det.

Her er noget mange ikke ved: Microsoft tillader at I blander licenser i samme organisation. Det er helt legitimt, og det er her de store besparelser ligger.

Lad mig vise et eksempel:

• •20 ledere på E5 ($60/md) = $1.200/md
• •80 kontormedarbejdere på E3 ($39/md) = $3.120/md
• •50 frontline på F3 ($10/md) = $500/md
• •Total: $4.820/md for 150 brugere

Hvis alle 150 var på E3: $5.850/md. Besparelse: $1.030/md = $12.360/år.

Hvis alle 150 var på E5: $9.000/md. Besparelse: $4.180/md = $50.160/år.

Nøglen er at definere klare brugergrupper og tildele den rigtige plan til hver gruppe. Det kræver en times arbejde. Besparelsen varer for evigt.

Microsoft ændrer priser og features løbende. Juli 2026 bringer prisstigninger på 5-33% afhængig af plan. Hvis I ikke holder øje, betaler I bare mere for det samme.

Her er hvad I kan gøre:

• •Forlæng jeres aftale før prisstigningen træder i kraft (hvis I har en Enterprise Agreement — det kan spare jer et helt års prisstigning)
• •Evaluer om en anden plan giver bedre value efter prisændringen (Business Premium stiger f.eks. IKKE)
• •Overvej E7 ($99/md) hvis I allerede betaler E5 + Copilot = $90/md

Brug vores ændringslog til at holde jer opdateret. Vi tracker alle Microsofts ændringer så I ikke behøver at læse 47 Microsoft-blogs hver måned.

Når I har overblikket, kan I bruge vores gratis optimizer til at få en konkret anbefaling baseret på jeres organisation: antal brugere, sikkerhedskrav, compliance-behov og budget.

Det tager 2 minutter og kræver ingen personlige oplysninger. Og helt ærligt: de fleste finder besparelser der betaler for en god frokost — hver måned.